インターンまでに身につけたい電話・メールのマナー

電話

「若い人は電話が苦手」と言われますが、若い世代に限らず、電話に苦手意識を持っている方は一定数いらっしゃいます。慣れないとうまく取り次げず、ストレスの元になる可能性もあるので、今のうちに予習しておきましょう。
電話に慣れるコツとしては、よく使うフレーズを覚えておくことです。また、電話をしてからどのような展開になるか複数パターンを考え、簡単に話す内容を考えましょう。

インターンへ応募する際の電話例

・自己紹介　「貴所のインターンに応募した○○大学の○○と申します」
・要件と宛先　「インターンについて質問があるのですが、○○様/先生はいらっしゃいますか」。
名前がわからない場合は「インターン担当の方」とお願いすると良いでしょう。
・「ただいまお時間はよろしいでしょうか。」（相手が忙しいか確認する）
・「また改めます。」（担当者が不在で、改めて電話する必要がある場合）

依頼者や取引先からの電話対応のポイント（インターン就業時）

・電話を取った際の挨拶　「（事務所名）でございます」
・相手が名乗った際　「お世話になっております」

・相手が名乗らず、電話の取り次ぎを希望した場合　「失礼ですが、お名前を頂戴してよろしいでしょうか」
※取り次ぐ際や伝言をお願いする際には、フルネーム、法人の場合は企業名または事務所名を確認しましょう。

・弁護士、担当者が外出中の場合　「大変恐縮ですが、○○はただいま外出中です。」
・弁護士、担当者が帰宅した場合　「大変恐縮ですが、○○は外出しており、本日は戻る予定ではございません」
※上記に加えて、「○○より折り返しご連絡いたしましょうか」、「用件をお伝えいただければ○○に申し伝え、折り返しいたします」と付け加えるとより良いでしょう。

もちろん、上記のフレーズだけでは対応できない場合もあります。不測の事態に対応する際の心構えとしては、わからないことを無理に答えないことです。例えばすぐ確認できそうな内容であれば、「確認いたしますので少々お待ちください」と伝え、電話を保留にし、所員の方に指示を仰ぐ、もしくは調べて回答しましょう。
また、時間がかかりそうな場合は、「確認し、後程折り返しご連絡を致します」といって電話を切って折り返すなど、無理のないように対処するようにしましょう。
インターンの間はわからないことが多くて当たり前です。無理をしない、新しい場面に会ったら対応を覚えて行こうという心構えで経験を積んでいきましょう。